À l’intention des usagers et usagères ainsi que des membres de la Clinique communautaire Pointe-Saint-Charles
1. Introduction
À la Clinique communautaire de Pointe-Saint-Charles (CCPSC), nous accordons une importance primordiale à la protection de la vie privée et des renseignements personnels de nos usager·ère·s et membres. Cette politique vise à vous informer de manière transparente sur la façon dont nous recueillons, utilisons, conservons et protégeons vos renseignements personnels, conformément à la Loi modernisant des dispositions législatives en matière de protection des renseignements personnels (Loi 25).
Notre mission est de vous offrir des soins de santé accessibles, humains et respectueux, dans un environnement où la confidentialité est une priorité.
2. Définitions importantes
Renseignements personnels
Un renseignement personnel est toute information qui permet de vous identifier, directement ou indirectement. Cela peut inclure :
- Votre nom, adresse, numéro de téléphone ou courriel
- Votre numéro d’assurance maladie
- Votre date de naissance
Incident de confidentialité
Événement ou situation imprévue qui compromet la sécurité, l’intégrité ou la confidentialité des renseignements personnels, nécessitant une intervention pour résoudre ou atténuer ses conséquences.
3. Collecte des renseignements personnels
Nous recueillons vos renseignements personnels uniquement lorsque cela est nécessaire pour vous offrir des soins de santé ou pour répondre à nos obligations légales.
Comment vos renseignements sont collectés :
- Lors de votre inscription à la clinique
- Lors de la prise de rendez-vous (téléphone, en personne, en ligne)
- À travers les formulaires, courriels ou appels
- Par des professionnels de la clinique (soin, psychosocial, organisateur communautaire…)
Types de renseignements collectés :
- Informations d’identité
- Coordonnées
- Informations de santé
- Historique de rendez-vous
- Informations pour la facturation ou l’administration
Consentement :
Nous recueillons vos renseignements avec votre consentement libre, éclairé et spécifique, qui peut être donné verbalement ou par écrit, sauf dans les cas prévus par la loi.
4. Utilisation des renseignements personnels
Vos renseignements sont utilisés uniquement aux fins suivantes :
- Offrir des soins de santé sécuritaires et personnalisés
- Assurer le suivi clinique et administratif de votre dossier
- Vous contacter pour des rappels de rendez-vous ou des suivis
- Produire des statistiques internes ou répondre à des obligations légales
- Vous transmettre des informations sur les services de la Clinique et les différents évènements qui l’animent
L’accès à vos renseignements est limité aux membres du personnel, professionnel·le·s et partenaires autorisés dans le cadre de leurs fonctions.
5. Communication à des tiers
Vos renseignements personnels peuvent être communiqués uniquement dans les cas suivants :
- À d’autres professionnel·le·s de la santé dans le cadre de votre suivi
- À des organismes gouvernementaux (ex. : RAMQ, CNESST), selon les obligations légales
- À des fournisseurs de services technologiques (hébergement du dossier médical, plateformes de gestion)
Toute communication est encadrée par des ententes de confidentialité, et réalisée avec votre consentement, sauf si une exception est prévue par la loi.
6. Conservation et destruction
Durée de conservation :
Les délais de conservation des renseignements personnels varient en fonction de leur nature et des fins pour lesquelles ils ont été collectés. La CCPSC établit des délais de conservation spécifiques pour chaque catégorie de renseignements personnels, en tenant compte des exigences légales et réglementaires applicables (ex: Code civil du Québec, Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels).
À titre indicatif, voici quelques exemples de délais de conservation :
- Dossiers médicaux: 10 ans après le dernier contact avec le patient, ou 20 ans pour les mineurs.
- Dossiers d’employés: 5 ans après la fin de l’emploi.
Hébergement :
Vos données sont hébergées sur des serveurs situés au Québec, tel que prescrit par la Loi 25.
Destruction sécurisée :
Les renseignements sont détruits de manière sécuritaire (papier déchiqueté, suppression sécurisée des fichiers numériques) lorsqu’ils ne sont plus requis.
Nous consignons dans un registre les renseignements suivants concernant la destruction des renseignements personnels :
- La date de destruction.
- La catégorie de renseignements personnels détruits.
- La méthode de destruction utilisée.
- Le nom de la personne responsable de la destruction.
La CCPSC peut conserver vos renseignements personnels au-delà des délais habituels de conservation dans les situations suivantes :
- Avec votre consentement : si vous avez expressément accepté que vos renseignements personnels soient conservés plus longtemps.
- Pour des raisons d’intérêt public : lorsque leur conservation est nécessaire, par exemple dans le cadre de recherches scientifiques ou pour des questions de santé publique.
- En vertu d’une obligation légale : si une loi ou un règlement exige que nous conservions ces renseignements pendant une période déterminée.
7. Sécurité des renseignements personnels
La CCPSC met en place des mesures de sécurité rigoureuses pour protéger vos renseignements contre l’accès non autorisé, la perte ou la divulgation accidentelle :
- Accès restreint aux locaux et aux dossiers
- Formation continue du personnel en matière de confidentialité
- Déploiement d’une politique, directives et procédures
- Utilisation de logiciels sécurisés et de mots de passe robustes
- Chiffrement des données informatiques
Nous avons également un plan de réponse aux incidents pour intervenir rapidement en cas de faille de sécurité.
En cas d’incident de confidentialité (ex. perte, vol, accès non autorisé), la CCPSC applique une procédure rigoureuse :
- L’incident est signalé immédiatement aux responsables de la protection des renseignements personnels.
- Une évaluation est faite pour déterminer si l’incident présente un risque sérieux de préjudice.
- Si c’est le cas, un avis est envoyé à la ou les personnes concernées et à la Commission d’accès à l’information (CAI), dans les meilleurs délais.
- L’incident est consigné dans un registre, conformément à la Loi 25.
8. Vos droits
Conformément à la Loi 25, vous avez les droits suivants :
- Accéder à vos renseignements personnels
- Demander la correction d’un renseignement inexact ou incomplet
- Retirer votre consentement à l’utilisation de vos données, lorsque possible
- Porter plainte si vous estimez que vos droits n’ont pas été respectés
La CCPSC a dans ce sens désigné plusieurs responsables chargés de veiller à la bonne application de cette politique.
Responsables désignés :
- Direction générale – Martial Mainguy
- Direction des ressources humaines et des services administratifs – Ginette Pilon
Pour exercer vos droits :
Vous pouvez contacter nos responsables de la protection des renseignements personnels (voir ci-dessous).
Un délai de réponse de 30 jours est prévu par la loi.
| Martial Mainguy Directeur général | Ginette Pilon Directrice des ressources humaines et des services administratifs |
| martial.mainguy.psch@ssss.gouv.qc.ca 500, avenue Ash, Montréal, Québec, H3K 2R4 514 937-9251 | ginette.pilon.psch@ssss.gouv.qc.ca 500 avenue Ash, Montréal, Québec, H3K 2R4 514 937-9251 |
Toute personne qui estime que ses droits n’ont pas été respectés peut déposer une plainte:
- Par écrit (en personne, par courriel.
- La plainte est traitée de manière confidentielle par les responsables de la protection des renseignements personnels.
- Un accusé de réception est envoyé dans les 5 jours.
- Une réponse motivée vous est transmise dans un délai de 30 jours suivant la réception complète de la plainte.
- Si la réponse ne vous satisfait pas, vous pouvez porter plainte à la Commission d’accès à l’information (CAI).
9. Modification de la politique
Cette politique peut être mise à jour afin de tenir compte de l’évolution des lois, des technologies ou de notre organisation. La version à jour est toujours disponible sur notre site web.
Date de la dernière mise à jour : mai 2025