Pour qui?

L'équipe de la coordination des services administratifs voit au développement et à la réalisation des activités concernant les ressources humaines, financières, matérielles et informationnelles de la Clinique. Elle offre des services de nature administrative au personnel et aux équipes de travail, et est en support à des projets particuliers de la Clinique.

Que fait cette équipe?

Sur le plan des ressources humaines, elle voit à l’embauche des nouveaux employé-e-s, à l’application des conventions collectives, des mesures de santé et sécurité au travail et est responsable de la production de la paie. Cette équipe s’occupe aussi de la mise en œuvre des règles concernant le personnel comme par exemple l’équité salariale ou le harcèlement psychologique.   Au niveau des ressource financières, l’équipe voit à la production des rapports financiers, dresse le budget annuel, met en place les mesures de contrôle interne et s’occupe de payer les factures.   Au chapitre des ressources matérielles, elle assure l’entretien des locaux selon les normes d’hygiène et de salubrité (ménage, déneigement, etc.) de même que le maintien des actifs des deux points de service de la Clinique (meubles, équipements, etc.). L’équipe s’occupe aussi des achats et est responsable du service de transport aux usager-e-s. Pour les ressources informationnelles, elle s’occupe du bon fonctionnement du système téléphonique et voit au développement et à la sécurité du réseau informatique de la Clinique.

Finalement, les membres de l’équipe assure un support logistique lors des activités organisés par la Clinique dans sa communauté : assemblées générales, actions politiques, etc.

Activités particulières en 2010-2011

La mise en place de mesures de santé et sécurité au travail ont particulièrement mobilisé les services administratifs cette année en collaboration avec les coordinations concernées. L’aménagement de locaux sécuritaire, la communication auprès du personnel concerné de mesure préventive, l’inspection des locaux identifiés à risques, la mise en place d’équipes de code blanc prêt à intervenir en situation de risque sont les principales activités réalisées au cours de l’année. Toujours au chapitre de la gestion des ressources humaines, il y a eu la mise sur pied de comité de formation qui a vu à l’élaboration d’un plan de formation et sa réalisation. Ce comité a vu à l’approbation des demandes de formations individuelles et l’élaboration d’un projet de politique. Le secteur des ressources humaines  s’est  doté d’un outil informatique pour la gestion de  certaines de ses activités.

Du coté des ressources informationnelles, la Clinique a approuvé  un plan directeur de la sécurité des actifs informationnels et  toutes les équipes ont été rencontrées dans le cadre d’un programme de sensibilité à la sécurité informatique. Nous avons procédés au renouvellement d’une partie du parc informatique, à la mise à jour d’applications bureautique, tout en offrant au personnel des sessions de formation appropriée.

Suite à l’incendie sur Centre et au retour en avril dernier dans les locaux respectifs, tout au cours de l’année, le personnel des services administrations ont continué le travail de   renouvellement de l’équipement et  des réclamations auprès de l’assureur.

Enfin, les services administratifs ont coordonnés avec les secrétaires,  l’épuration des dossiers administratifs de la Clinique.  

Activités particulières en 2009-2010

Tout en assurant son soutien aux projets existants, la coordination des services administratifs est impliquée dans la mise en place d'un GMF associé (groupe de médecine familiale) en vue de s'assurer de l'amélioration et de l'accessibilité des services médicaux sur le territoire. L'équipe a planifié libérer un local pour un médecin, lors du réaménagement du sous-sol de la rue Centre. L'équipe a effectué un suivi auprès de l'Agence de la santé et des services sociaux pour bénéficier d'un budget pour l'équipement médical et pour terminer les travaux de réfection du sous-sol sur la rue Centre. La Clinique dispose maintenant de salles d'entreposage d'archives, de salles de réunions et de repos, de dépôt de matériel, entre autres. De plus, la coordination de concert avec les syndicats a entrepris l'élaboration du programme d'équité salariale. Elle a coordonné le processus d'appréciation de la contribution du personnel et a régulièrement tenu les rencontres des comités de relations de travail avec les représentants syndicaux. Périodiquement, les services administratifs ont produit des rapports financiers par services. La planification budgétaire 2009/2010 s'est effectuée en collaboration avec les responsables de budget concernés, soit les coordonnateurs et conseillères cadres. Enfin, un nouveau système informatique de gestion des ressources financières a été implanté. Activités particulières en 2008-2009:

Tout en assurant son soutien aux projets existants, la coordination des services administratifs est impliquée dans la mise en place d'un GMF associé (groupe de médecine familiale) en vue de s'assurer de l'amélioration et de l'accessibilité des services médicaux sur le territoire.

L'équipe a planifié de libérer un local pour un médecin, lors du réaménagement du sous-sol de la rue Centre. L'équipe a effectué un suivi auprès de l'Agence de la santé et des services sociaux pour bénéficier d'un budget pour l'équipement médical et pour terminer les travaux de réfection du sous-sol sur la rue Centre. La Clinique dispose maintenant de salles d'entreposage d'archives, de salles de réunions et de repos, de dépôt de matériel, entre autres. De plus, la coordination de concert avec les syndicats a entrepris l'élaboration du programme d'équité salariale. Elle a coordonné le processus d'appréciation de la contribution du personnel et elle a tenu régulièrement les rencontres des comités de relations de travail avec les représentants syndicaux.

Les services administratifs ont produit périodiquement des rapports financiers par services. La planification budgétaire 2009/2010 s'est effectuée en collaboration avec les responsables de budget concernés, soit les coordonnateurs et conseillères cadres. Enfin, un nouveau système informatique de gestion des ressources financières a été implanté.